¿Para qué sirve un albarán?

El albarán es un documento mercantil que sirve para justificar una entrega. No es obligatorio, pero conviene no infravalorar su importancia.

Con los idiomas ocurren cosas muy curiosas. El castellano es una lengua romance, cuyo vocabulario, en más de un 90 por ciento, proviene del latín. Pero, a veces, en lugar de darle nombre a las cosas en sintonía con el resto de lenguas romances, nos da por acudir a otras etimologías. Esto no es nada malo, pero a veces causa despiste entre nuestros vecinos latinos.
Es el caso del “albarán”, una palabra de origen árabe. Se trata de un documento de entrega o transporte que los italianos llaman “documento di trasporto” (documento de transporte), los portugueses “guia de remessa” (guía de remesa) y los franceses “bon de livraison” (bono de entrega, para librar).
Esto no sólo confunde al vecino latino, sino también al latinoamericano. Ningún país hispanohablante de América utiliza la palabra árabe que se usa en España. En efecto, en Argentina lo llaman “remito”, en Bolivia “nota de remisión” o “nota de entrega”, en Cuba “despacho” y así un largo etcétera de palabras derivadas del latín.
¿Y a qué viene todo este excurso? Pues que por algún sitio teníamos que empezar a hablar del albarán, ese documento mercantil tan frecuente entre nosotros y tan singular por su etimología árabe.

¿Qué es un albarán y por qué no debes confundirlo con una factura?

El albarán, como decíamos, es un documento de entrega, es decir, un documento mercantil que justifica la entrega de un pedido.
Un albarán no es una factura y aunque tenga un aspecto y un contenido parecidos, no lo sustituye. El albarán no cumple funciones tributarias y, además, no es obligatorio en una transacción comercial, cosa que la factura sí lo es.
Es cierto que cuando se trata de entregas continuas, puedes reunir varios albaranes y al final emitir una factura que recoja el conjunto de las transacciones. Pero un vez más: ninguno de esos albaranes, ni el conjunto, sustituye el valor comercial y fiscal de la factura.

¿Para qué sirve el albarán?

Por lo general, el albarán se entrega con copia al comprador para que lo firme y justifique así su entrega. Su función, por tanto, es la de probar la entrega del producto.
El comprador se queda con el original y la copia firmada va para el vendedor. Es importante que así sea, porque una vez el vendedor la haya recibido, podrá emitir la correspondiente factura.
Pero el albarán no sólo es importante para el comprador y el vendedor, sino también para la empresa transportista. Para ésta el albarán firmado es una garantía de que el producto se ha entregado en buen estado.
Es por ello que el comprador ha de cerciorarse, antes de firmar nada, que el producto no está dañado. Y esto es importante, porque es (mala) costumbre de muchas empresas de transporte el entregar el producto e inmediatamente pedirle al comprador que firme el albarán de entrega sin haberle dado tiempo a comprobar nada. Y, claro, una vez firmado, la empresa de transporte se lava las manos.

¿Qué contenidos lleva el albarán?

Así como la Agencia Tributaria establece los contenidos que ha de tener la factura, en el caso del albarán no ocurre lo mismo.
Eso no quiere decir que un alabarán sea una hoja en blanco donde uno pueda escribir lo que quiera. Unos contenidos mínimos, como los que nombramos a continuación, son imprescindibles:

• Lugar y fecha de emisión del albarán.
• Datos identificativos del comprador y el vendedor (nombre y apellidos o razón social, NIF o CIF, dirección postal, etc.)
• Número de albarán
• Lugar y fecha de entrega
• Espacio para la firma del receptor (y, si se tercia, para el sello)
• Cantidad y descripción del producto

¿Echas algo en falta? El importe y el precio, en efecto. Pues bien, no es obligatorio señalar el importe ni el precio del producto o productos en el albarán. De hecho, no se acostumbra a hacer, pues la función del albarán es hacer constatar la entrega de uno o varios productos, no su valor comercial. Esa es la función de la factura.
Eso sí, que no sea obligatorio no significa que no se pueda hacer constar. Esto es lo que se llama albarán valorado y hay que tener cuidado cuando el receptor es un tercero que no debe, por cuestiones comerciales, ver el valor de la transacción entre el comprador y el vendedor. No sólo hablamos de regalos, sino de, por ejemplo, un comercio que encarga un producto al fabricante, y éste se lo envía directamente al cliente final por expresa petición de este.

Consideraciones legales de los albaranes

Que un albarán no sea obligatorio no significa que no tenga implicaciones legales y comerciales. Las tiene y conviene tener en cuenta los siguientes puntos:

• La firma en el albarán: ya hemos hablado, pero insistiremos. Firmar el albarán significa no sólo dar conformidad de que se ha recibido la mercancía, sino que esta se ha entregado en buen estado.

Si al abrir el paquete (oh, sorpresa) la mercancía está en mal estado por el transporte, el vendedor tendrá un problemón (no podrá reclamar al transportista) que pueda trasladar al comprador por no haber revisado la mercancía al recibirla. Y el comprador, en estas circunstancias, pierde el derecho a reclamar. Ahora bien, Si se trata de daños no ocasionados por el transporte, tiene hasta 30 días para reclamar y tiene que hacerlo con el albarán en mano.

• Los plazos de pago. Esto está legislado, pero hay vendedores y compradores que todavía se hacen los suecos o simplemente lo ignoran. Nota para ambos: la ley de morosidad dice que el plazo de pago de las facturas empieza a contar desde la fecha de recepción de la mercancía, no desde la fecha de emisión de la factura (que muchas empresas emiten el mismo día que envían la mercancía) ni de recepción de ésta.

Los albaranes son un documento muy importante y también forman parte de tu facturación.