Actualmente, el día a día de un trabajador conlleva una serie de labores dentro de la empresa que muchas veces no son abordables en su jornada laboral y esto provoca que tenga que realizar horas extra en la empresa.
Uno de los puntos en los que más tiempo se invierte es en encontrar facturas, albaranes y documentos de meses e incluso años atrás. A pesar de tener una documentación ordenada por carpetas, esta labor sigue llevándonos tiempo, ya que a lo largo de un mes se puede emitir muchísima documentación y su localización, finalmente, no es sencilla.
Tienes que pasar hoja por hoja, factura por factura, hasta encontrar el archivo que necesitas. Una búsqueda que conlleva tiempo que no estamos trabajando y por tanto, retrasa el ritmo laboral.
Este no es el único problema, sino que al tener menos tiempo en la empresa, tratamos de realizar las labores rápido y bien, para terminar lo antes posible. Sin embargo, es corriente, y un error puede tenerlo cualquiera, que de entre toda la documentación que tenemos por archivar, se nos olvide una factura. Bien, este día no pasará nada, pero cuando con el paso de tiempo queramos encontrar esa factura, la labor será casi imposible, ya que puede que incluso la hayamos perdido.
Todo esto hace, no sólo que disminuyas tu productividad, sino que desatiendas a los clientes o que el servicio a éstos sea peor. Esto último puede resultar un problema para los resultados de la empresa, ya que cuando no tratas bien a un cliente éste cambia de compañía.
Para resolver estos problemas, Kyocera ha lanzado al mercado el “Smart Office Centre”, un concepto que une, en un equipo similar a la impresora, numerosas funciones que a día de hoy resultan imprescindibles para la actividad de cualquier empresa.
Ahora puedes buscar automáticamente, sin tener que ir hoja a hoja
Kyocera ha puesto a la venta un nuevo equipo de trabajo, la oficina inteligente. Se trata de un centro de productividad creado por multifuncionales inteligentes que deja obsoletos aquellos aparatos que, hasta ahora, se limitaban a imprimir, fotocopiar, escanear y recibir y enviar faxes.
En ellos puedes gestionar todos los documentos de tu empresa de una manera eficaz y rentable.
El “Smart Office Centre” de Kyocera permite localizar el documento deseado a través de cualquier dato clave. En el caso, por ejemplo, de las facturas bastará con introducir el nombre del proveedor, el importe o la fecha y el equipo se encargará de su búsqueda automatizada. Incluso en documentos de este tipo, si no se recuerda ninguno de los datos anteriores, podemos simplemente introducir uno de los productos que contenía la factura y se mostrarán todas las búsquedas.
En el equipo también se puede crear una estructura de carpetas virtuales, que se ordenan según la búsqueda realizada y ayudan a localizar lo que buscamos de manera más eficaz.
Así, los documentos de tu empresa como facturas o albaranes quedarán guardadas en el “Smart Office Centre” de Kyocera y podrás buscarlos con sencillez, ahorrándote así volverte loco a la hora de encontrarlo.
Por otro lado en caso de detectar algún fallo en el equipo, éste ofrece la capacidad de notificar incidencias de un modo rápido y sencillo desde la misma interfaz de la aplicación.
Por ello, con la oficina inteligente no sólo ahorrarás en costes a nivel empresarial, ya que al estar almacenados en ella se ahorra en impresión de documentos, sino que también ayudarás a que tus trabajadores tengan más tiempo de trabajo y por tanto se aumente la productividad de la empresa.
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