El objetivo primordial para un directivo es concretar cada uno de los pendientes de su día a día, conoce qué debes hacer para que esto sea efectivo.
Algo tan sencillo como no saber llevar una agenda puede ocasionar problemas desastrosos en el rendimiento profesional de las personas y, de manera directa, en la productividad de las empresas. Lo importante de tener un organizador, es delimitar tiempos y espacios para tus actividades, pero sobre todo, cumplir con ello.
¿Cuántos de ustedes podrían asegurar que saben manejar su agenda? Para lograrlo se debe tener una definición bien estructurada de tus quehaceres para estar a un paso adelante a las circunstancias: te anticipas a las reuniones, sabes cuáles son tus objetivos primordiales del día, adelantas tareas imprescindibles y respetas tus tiempos libres.
Es decir, saber controlar una agenda e impedir que las circunstancias controlen tus tiempos y al final de cuenta, tu vida, posibilita el tan anhelado equilibrio. En ese sentido, Juan Sherwell, director de la Escuela de Graduados en Alta Dirección de Empresas Business School del Tecnológico de Monterrey, ofrece 10 consejos básicos para que ejecutivos y altos directivos puedan tener el control de su vida a través de su agenda:
1. Organízate
“Lo más importante para tener una agenda bien estructurada es la organización, es necesario aprender a priorizar las actividades de tu día a día, a saber diferenciar entre aquellas tareas que pueden esperar y aquellas que es necesario tratarlas al instante”, comenta Sherwell. Realiza una lista de los pendientes a realizar al día siguiente, marca aquellos que se deben de tratar con urgencia, separa los que puedes realizar en el transcurso del día y aquellos que puedes realizar si te da tiempo.2. Realiza juntas cortas
La mayoría de los tiempos muertos se van en juntas innecesarias o juntas extendidas, evita que esto suceda. Bien dicen que una junta productiva no necesita durar más de una hora. Para ello, el experto te recomienda enlistar los temas a tratar y designar un tiempo específico para tratarlos. Asimismo, realizar una junta con liderazgo podría evitar extensiones de tiempo innecesarias, encárgate de que no existan distractores y de que los comentarios de tus colaboradores tengan qué ver con el tema y sean objetivos.3. Aprende a delegar
¿Sabes cuánto tiempo te ahorras al delegar tareas a tus colaboradores? La respuesta es: más del 30%. Recuerda que ser directivo no significa que tengas que hacerlo todo, aprende a diferenciar entre tareas operativas y tareas estratégicas, esto ayuda a saber qué cosas puedes dejar en manos de tus colaboradores y cuáles son necesarias para que las trates de manera personal. Lee:¿Qué, cómo y cuándo delegar?4. Aprovecha la tecnología
Organiza tu agenda de manera inteligente, en la actualidad existen Apps que pueden ayudarte a hacerlo de una manera más eficiente y precisa. Sin embargo, cuando hablamos de tecnología no sólo significa que cuentes con lo último en el mercado, también puedes utilizar herramientas que te permitan acortar tiempos y espacios.“Ahora ya no es necesario tener reuniones presenciales todos los días, existen herramientas que pueden evitar traslados y horas excesivas de tráfico. Skype, Facetime y ahora los hangouts, son herramientas que permiten hablar de manera directa con los clientes y socios sin tener que ir a un punto de reunión”, agrega el experto del Tecnológico de Monterrey.
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