Tecnología básica que toda Pyme debe tener

Tecnificar aumenta la productividad en 20% y reduce costos operativos en 30%. Los expertos explican qué necesita una Pyme para ser más competitiva.

Por mucho tiempo la relación de gran parte de las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) con la tecnología era ríspida, ocasional y hasta prescindible, sin embargo hoy las cosas han cambiado. Un negocio emprendedor que desee desarrollarse y ser competitivo, necesita ir de la mano con las herramientas y soluciones tecnológicas, como el alojamiento de servicios en la nube o la relación de la marca con clientes a través de redes sociales, o el almacenamiento de datos de sus consumidores y proveedores; de lo contrario podría verse seriamente afectado.
A pesar de esto, el panorama en torno al uso de tecnología por parte de las Pymes no es del todo positivo y muestra el largo camino por recorrer para fortalecer a este motor de la economía mexicana. Según datos de la encuesta Observatorio PYME, para 2009 sólo 50% de las Pymes en América Latina –México incluido– utilizaba algún tipo de técnica de calidad o productividad tecnológica.
Además, de acuerdo con el último dato del INEGI, en el país hay 4.9 millones de Pymes, de las cuales solo 33% tiene acceso a algo relacionado a la tecnología –dispositivo que le permita manejar de manera sistemática su negocio–, es decir, poco más de un millón de estos negocios tiene algún elemento tecnológico, mientras que el resto no tiene acceso y sigue realizando su gestión y administración a la vieja usanza: sobre papel.
Asimismo, los expertos en tecnología para Pymes consultados por AltoNivel.com.mx, coinciden en la “gran ventana de oportunidad en torno a la tecnificación y profesionalización tecnológica” en las empresas de emprendedores, y destacan que en el último informe del Banco Mundial que mide la competitividad, México ocupa el número 54 de 184 países.
Julio Peña, vocero de Dell, y Gerardo Villareal, director del portal SuEmpresa.com, consideran que la tecnología es un factor que las Pymes no pueden dejar de aprovechar para desarrollarse y ser más competitivas.
En este sentido, comparten una lista de los elementos tecnológicos básicos que debe tener cualquier pequeña o mediana empresa:

Dominio y almacenamiento (hospedaje)

Esto dependerá del nivel de maduración de la Pyme, por ejemplo, una que recién inició sus operaciones deberá registrar y comprar un dominio en la red, así como un paquete de almacenamiento (hostess), donde colocará su presencia en Internet.
“Tener una presencia web es de gran importancia actualmente”, precisa Villareal de SuEmpresa.com. Aquí tres herramientas para medir el desempeño de tu sitio.
Pero eso no es suficiente. Para fortalecer esa presencia es necesario tomar en cuenta los aspectos de marketing y de búsqueda por Internet (SEO), por lo que también es básico contar con la asesoría sobre SEO y una estrategia digital para buscar un espacio entre los primeros resultados de búsqueda y así el consumidor te encuentre fácilmente.

E-mail y herramientas de colaboración

Cuando las empresas siguen madurando, lo recomendable es que utilicen soluciones de correo electrónico y de colaboración, no solo para que comunicarse entre empleados o sucursales, sino también para poder compartir documentos e incluso varios miembros del equipo puedan trabajar en un mismo material sin necesidad de estar físicamente reunidos.
“El manejo de información hoy se ha vuelto un punto crítico y hasta de competitividad, por lo que no atenderlo puede convertirse en un cuello de botella para tu negocio”, advierte Villareal.

Servidores (servers)

Entre más evolucionada o madura sea la Pyme, probablemente necesite un mayor receptáculo de información y datos en el que pueda almacenar la información de sus clientes y proveedores.
Para ello pueden recurrir a los servidores virtuales (o cloud servers), los cuales están en la nube y no necesita comprar, sino que se paga una renta y se accede al servicio. Si su necesidad es mayor a la capacidad que brindan éstos, también puede considerar un servidor dedicado, cuya capacidad es mayor y está “dedicada”  exclusivamente a la empresa contratante.
“Un servidor es clave para toda empresa, a través de él se puede manejar su contabilidad, sus bases de clientes y de mercadeo, sus inventarios. Así que de alguna manera con esto ya tienen acceso a un sistema para administrarse mejor”, destaca el vocero de Dell.

Respaldo de información

Hoy, literalmente, la información vale oro, por lo que las Pymes no deben olvidar que los datos sobre su negocio son el alma del mismo y perderlos puede significar la ruina.
Por ello no deben obviarse los servicios en la nube que generen un respaldo (copia de seguridad) de su información , por si su computadora o servidor sufre algún problema, toda esa información está segura.

Administración y protección

Conforme se avanza hacia la parte alta de la pirámide de las Pymes, es decir, las de mayor número de empleados y de necesidad tecnológica; se observa que éstas no solo tienen el procesamiento desde la perspectiva de un servidor y equipos de usuario final para todo lo que tiene que ver con comunicación y productividad, por ejemplo, sino que también ya cuentan con el manejo sistemático del almacenamiento y el procesamiento de datos.
En este nivel es necesario ante la llegada de nuevas tendencias,  por ejemplo, el BYOD –que implica que los empleados lleven sus propios dispositivos a la empresa y trabajen con ellos– que compromete la seguridad de su información.
Para las empresas que pretenden sacar provecho a esa y otras tendencias, todo lo que esté relacionado en término de administración y protección, y de soporte, empieza a marcar la diferencia entre una Pymes de este tamaño y una menor.