¿Necesito un operador logístico? Internacional Express Servipau S.L., es su solución

El operador logístico es una empresa de servicios, especializada en la ejecución de actividades de logística, a cambio de un precio. Sus clientes son empresas y las relaciones entre ellas están reguladas por un contrato mercantil de prestación de servicios.

Realiza las operaciones que le encomienda su cliente, respetando las condiciones particulares establecidas en el contrato para cada una de ellas.

No es un gestor de las actividades de sus clientes, por mucho que le digan que se las gestionan. Sus clientes toman las decisiones sobre la mercancía y el operador las ejecuta. El operador logístico gestiona su propio negocio para obtener unos beneficios, de la misma manera que Vd. gestiona el suyo propio con idéntica finalidad.

Pone recursos, en exclusiva o compartidos, a disposición de sus clientes:

• Medios de transporte
• Almacenes e instalaciones
• Sistemas informáticos especializados
• Personal

El operador puede prestar todos o parte de los siguientes servicios:

• Transporte internacional de aprovisionamiento
• Operaciones aduaneras
• Almacenamiento y manipulación de mercancías en almacenes, junto con operaciones de valor añadido: etiquetados, acondicionamientos, tratamiento de devoluciones, etc
• Transporte local de distribución
• Transporte nacional o internacional de distribución
• Organización del transporte
• Operaciones de valor añadido en transporte: colocación de mercancía en el destinatario, retirada de productos, cobro de facturas, etc

El servicio que requiere su empresa es único. El dado a cualquier competidor directo no es exactamente el mismo, y por tanto, no tendrá los mismos precios.

¿Por qué contratan las empresas a operadores logísticos?

• Las grandes lo hacen por razones estratégicas
• Las medianas y pequeñas, por obtener ahorro de costes. Saltan a la vista cuando los costes fijos dedicados a la logística no están suficientemente utilizados.

¿Qué ventajas puede aportar un operador a sus clientes?

• Disponer de conocimientos y herramientas especializadas en su actividad principal, lo que le permite ser más competitivo que la empresa que lo contrata.
• Liberar capital destinado al activo fijo del balance. La empresa invierte su capital en las actividades principales de su negocio: diseño, investigación de nuevos productos, etc
• Convertir los costes fijos de logística de la empresa en costes variables ligados a los volúmenes de actividad manejados en cada periodo de tiempo. La gestión económica se simplifica notablemente en la empresa.

¿Qué inconvenientes puede aportar un operador a la empresa?

• Pedir un contrato por largo plazo, para poder amortizar las inversiones que hace para dar servicio a su cliente.
• Generar elevados costes de arranque y finalización del servicio, mayores cuanto mayor es la envergadura de la operación.
• Disminución del nivel de servicio durante los comienzos del servicio, lo que supone la existencia de problemas iniciales que poco a poco se irán solventando.
• Los cambios en la operativa durante la vigencia del contrato se vuelven lentos, pues hay un contrato por medio y operador y cliente tienen que acordar la forma de hacerlo.
• Cuando el servicio no es del gusto de la empresa, ésta se siente atrapada por el contrato. El operador se convierte entonces en un problema serio.

El operador logístico es un tipo de empresa que cumple un papel reconocido dentro del tejido empresarial. Las ventajas que aporta inducen a las empresas a considerarlo seriamente como un proveedor de servicios, pero ¿qué aporta realmente a mi empresa?

Responder a esta pregunta no es fácil y lleva algo de tiempo.  Lo primero que debe realizar su empresa es “conocerse” en términos logísticos. En otras palabras, debe identificar y plasmar por escrito:

• El modelo logístico que utiliza
• Los procedimientos operativos que emplea
• La información que le suministran sus sistemas informáticos
• Los costes en los que incurre
• El nivel de servicio que presta a sus clientes internos y externos
• Su posición frente a sus competidores: fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades

Las conclusiones a las que llegue le permitirán decidir si:

• Está satisfecha con su logística, y por tanto, no hay nada que cambiar
• Tiene posibilidades razonables de mejorarla dentro de la propia casa
• Necesita de alguien que le ayude a alcanzar sus metas

En cualquier caso, siempre vendrá bien consultar al mercado. Como resultado de la consulta, se puede concluir:

• No contratar con ningún operador, puesto que no aporta nada a la empresa
• Contratar partes de la logística a uno o varios operadores especializados, con el fin de lograr las máximas ventajas en costes y servicio

Toda consulta comienza con un examen del mercado en busca de los operadores que podrían dar el servicio. Los hay especializados en actividades concretas (transporte de grandes cargas, almacenamiento, manipulación, distribución, etc) para ciertos sectores de la economía.

El paso siguiente consiste en elaborar un documento de solicitud de información, que se enviará a los candidatos seleccionados que estén interesados en ofertar. Algunas informaciones que se piden:

• Presentación general de la empresa, en la que figuran sus principales magnitudes económicas, capacidades operativas, localización y sus referencias más importantes.
• Balance y cuenta de resultados de los últimos ejercicios.
• Soporte informático con el que cuenta para prestar sus servicios.
• Breve descripción de la experiencia que tienen en servicios similares dentro del sector económico de la empresa.
• Respuesta a un cuestionario con preguntas relacionadas con las peculiaridades del servicio que la empresa requiere.

Los candidatos que responden por escrito continúan en el proceso. Sus respuestas se analizan para ver si, a priori, pueden dar el servicio requerido con calidad y garantías suficientes. Quien no supera este análisis queda descartado.

Los candidatos seleccionados reciben un nuevo documento por el que se les pide una oferta en firme en el formato que desea la empresa. El documento contiene una descripción detallada de:

• los servicios a prestar,
• las cantidades afectadas para cada uno de ellos y su oscilación en el año,
• las obligaciones y limitaciones que hay que respetar, e incluso
• las condiciones mínimas que figurarán en el contrato que se pueda llegar a firmar

Las ofertas recibidas se someten a un examen en el que el precio y otros aspectos importantes del servicio (modelo, localizaciones, capacidad operativa, experiencia similar, compromisos de calidad, etc) se valoran mediante un sistema de puntuación. Se seleccionan las mejores ofertas y se comparan contra la realidad de la empresa.

La comparación determina si las ofertas seleccionadas aportan alguna ventaja relevante sobre alguna actividad de la logística actual de la empresa, y si merece la pena pagar una diferencia de coste por el valor aportado (favorable o desfavorable).

Un resultado favorable a la contratación desencadena una serie de comprobaciones, destinadas a asegurarse que el operador va a poder cumplir el contrato de servicio a que dé lugar la oferta:

• Entrevistarse con alguno de sus clientes, para recabar su opinión y sugerencias sobre el  operador.
• Visitar las instalaciones del operador y comprobar la veracidad de lo que ha escrito en su oferta. Observar cómo trabaja para otros y juzgar si lo hace correctamente.
• Conocer las herramientas de seguimiento y control del servicio del operador, junto con su funcionamiento. Valorar los indicadores de calidad y servicio que tiene implantados.
• Valorar los procedimientos de comunicación y enlace con sus clientes ante incidencias o problemas en el servicio.

Una opinión positiva da paso a la negociación de un contrato de prestación de servicios, tan amplio y detallado como las partes estimen conveniente.

Se podría pensar que el proceso ha terminado, pero no. Es preciso establecer y acordar con el proveedor del servicio procedimientos de vigilancia del cumplimiento del contrato. No hay que olvidar que la empresa es la responsable de los compromisos que adquiere con sus clientes, sin importar que sea ella u otro quien los materializa. Así pues, la empresa buscará continuamente lo mejor para sus clientes.

En resumen: el operador logístico no tiene por qué ser siempre la solución a los problemas de gestión de la logística de la empresa. Es indudable que aporta ventajas, pero no hay que olvidar sus inconvenientes. Si cree que el operador tiene algo importante que aportarle a cambio de un coste razonable, no lo piense demasiado y contrátelo. Pero antes de hacerlo valore su propia logística; la conclusión a la que llegue le marcará el camino a seguir.