Si las juntas se convierten en el monólogo del líder y tienes esta sensación de improductividad, es momento de incluir un 'moderador' y hacerlas exitosas.
¿Cuántas juntas has tenido en lo que va del mes? ¿Cuántas de ellas han sido realmente productivas? ¿Cuánto tiempo has perdido por reuniones en las que incluso fuiste convocado sin necesidad? El exceso de juntas o juntitis es un mal que afecta a pequeñas, medianas y grandes organizaciones. Su principal síntoma es la sensación de improductividad entre los asistentes.
De acuerdo con la Asociación Mexicana del Trabajo en Equipo, un ejecutivo promedio se la pasa 21 semanas al año en juntas: casi la mitad del año, pero el asunto se torna más crítico cuando entre el 25 y 50% de éstas son completamente innecesarias. ¿Por qué son improductivas?
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Las reuniones de trabajo son importantes para el negocio debido a la lluvia de ideas, discusiones y el diálogo abierto entre todos, así como la toma de decisiones, sin embargo, las principales causas por las que tienen poca eficiencia y desperdician el tiempo de todos son:
- Se invita a gente que no debería ser invitada.
- No invitan a los que deberían.
- No se clarifica el propósito de la reunión en la convocatoria.
- No empiezan ni terminan a tiempo.
- No se llegan a resultados concretos.
- Muchas compañías en México tienen juntitis.
Lo cierto es que esta situación no se combatirá eliminando las juntas o disminuyendo drásticamente su número, lo que se debe hacer es trabajar para que estas reuniones sean lo más productivas posible y no afecten con las demás responsabilidades y tareas de los asistentes.
En este sentido, un par de expertos te dan sus recomendaciones para tener juntas más enfocadas, más cortas, menos desgastantes y por tanto más productivas.
César Solares, director de Dale Carnegie Training México Regional, y Humberto Corona, director del Capítulo México del ICF, coinciden en que el trabajo previo a una junta es relevante y recomiendan seguir este sencillo formato con estos puntos:
A) El moderador
Generalmente la persona que dirige o encabeza la junta es el jefe o el líder del proyecto en cuestión, sin embargo, en muchas ocasiones no se trabaja en las habilidades y responsabilidades que está persona debe tener durante la reunión, convirtiendo este espacio de análisis y discusión en un soliloquio en el que la gente siente que pierde el tiempo al no participar activamente.
O bien, pierde el control de la misma y deja que unos cuantos monopolicen la palabra e incluso se hablen temas que no estaban contemplados en la agenda y no se respeten los tiempos establecidos.
“El moderador, que puede ser el jefe o alguien más, se debe encargar de que se cumpla la agenda y se respeten los tiempos; a la par debe asegurarse que todos participen y que la junta no termine sin saber qué se va hacer, quién lo va hacer y cuándo lo va hacer”, apunta Corona.
“Quien dirige la reunión tiene que ser empática y asertiva”, recomienda Solares, quien explica que este monitor debe ser capaz de escuchar los diferentes puntos de vista y hacer que todos participen en igual proporción, pero al mismo tiempo decidir si es necesario abordar determinado problema o si es necesario tratarlo en otro momento, cuidando así los tiempos pero haciendo saber a los demás que fueron escuchados y tendrán otra oportunidad para tratar ese tiempo en forma y tiempo.
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“Las personas que saben dirigir reuniones comienzan a tener un liderazgo muy propositivo e influyente dentro de su organización”, menciona.
B) Puntualidad
Comenzar y terminar a tiempo la reunión es uno de los puntos más complicados de lograr, pues junto con elmoderador el manejo del tiempo son dos factores que explican más del 50% del éxito de una junta.
La primera recomendación es comenzar a la hora señalada, no importa que no estén presentes todos los participantes –la mayoría suele llegar cinco o diez minutos tarde–, no hacerlo puede interpretarse como falta de respeto para las personas que llegaron a tiempo.
Al final, si hay tiempo, puedes hacer un resumen para los que llegaron después. Esto generará una cultura de puntualidad en aquellos que suelen pensar que por llegar tarde no se pierden nada.
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Si tú eres el convocante o uno de los principales participantes, ser impuntual no sólo afectará tu branding personal, sino que también podría complicar la agenda a seguir y por lo tanto lostiempos de la reunión.
C) No te distraigas del tema
Para terminar con todo lo de la agenda es necesario que no te distraigas en otros temas, y si alguien trata de discutir otro punto que no resulte relevante para esta junta recuérdale con respeto que eso no está en la agenda y que se abordará en otro momento si hay tiempo o en otra reunión.
Para esto, tomar notas y la minuta son las mejores herramientas.
De igual manera, recuerda que las juntas no son el momento para cumplir con las tareas encomendadas, para eso se avisó con antelación el objetivo y los asuntos que se abordarían. Si tú u otro asistente no acudió debidamente preparado con la información o reportes que se les solicitaron no parecerá más “efectivo” si los hace ahí mismo mientras los demás lo esperan para poder continuar.
Prepara con antelación todo lo que vayas a necesitar.
D) El cierre
Para lograr un buen cierre de junta no solo se debe cumplir con la agenda y el tiempo definido, sino también lograr que a todos les quede muy claro cuáles son los pasos subsecuentes, cuáles serán sus responsabilidades y cuánto tiempo tendrán para cumplirlas. Y la minuta es clave para esto.
Los expertos te recomiendan poner en práctica estas acciones y evaluar cuánto han mejorado tus juntas, con la finalidad de que se logre un equipo bien coordinado, capaz, eficaz y que logra alcanzar los objetivos que se propone.
De igual manera, recomiendan cuidar otros aspectos para hacer las juntas más efectivas, principalmente los que se deben realizar antes, ya que una correcta planeación les dará mejores resultados:
1.- El propósito
Se trata de que todos los participantes tengan claro el o los motivos antes de la reunión, es un elemento importante para la efectividad, ya que todos saben el porqué de la junta y esto ayudará a encauzar las conclusiones.
2.- Los asistentes
Es común ver la sala de junta repleta aun cuando los temas son muy puntuales. La clave es convocar solo a las personas indispensables en cada tema. Tener a personas que no están relacionadas con el tema puede causar que la reunión se alargue indefinidamente al tener que explicar detalles que son obvios para otros.
Para saber quiénes son las personas que deben asistir, puedes realizarte estas preguntas:
-¿Está involucrado directamente en el tema o el objetivo que se busca?
-¿Se tomarán decisiones que lo afectarán directa o indirectamente, o sólo se analizarán alternativas?
-¿Se deberá solicitar su ayuda al final de la junta para realizar alguna acción?
Cuando tengas claro esto, lo mejor es que les avises al menos con 3 días de anticipación –aunque esto también dependerá de la complejidad del tema a tratar–, ya que esto les permitirá prepararse y aportar más durante la junta.
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3.- En dónde se va a realizar
La habitual es que se realicen en el espacio que tu organización tiene destinado para este fin, pero si cuenta con dos o más salas de juntas u otro espacio similar lo recomendable es que seas específico y señales en cuál de ellas se realizará. Eso evitará confusiones y retrasos.
En otras ocasiones, la complejidad de la reunión o la cantidad de asistentes requiere de otros espacios fuera de la empresa, incluso se recomienda que de vez en cuando se acuda a otros espacios y otros horarios con la finalidad de concentrarse en esto sin los distractores del día a día.
Así, por ejemplo, si vas a tener tu reunión anual de planeación o de estrategia, podrías recurrir a un centro de convenciones o de negocios.
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4.- La duración
Es decir, el tiempo que se le destinará. En las mejores prácticas de las compañías en el mundo la puntualidad es clave. Por ejemplo, en Japón son extremadamente puntuales con los tiempos, lo que le permite a la gente saber que puede cumplir con el resto de su agenda del día, y no le dedican más de 30 minutos a cada reunión.
Esto puede variar, y en el caso de México lo recomendable es entre 30 y 60 minutos, pues exceder ese tiempo resulta cansado y se queda la percepción de que no se logran avances.
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Hay casos en los que la reunión puede ser de más horas y hasta días, como las de planeacióny las estratégicas, pero generalmente se realizan en lugares fuera de la oficina y con intervalos para mejorar su productividad.
Esclarecer estos cuatro puntos antes de la reunión es clave para que la gente sepa lo que se abordará y los objetivos que se esperan alcanzar. Así que al convocar a una junta anexa este sencillo formato con toda la información.
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