Cómo ahorrarte horas de trabajo

Siempre buscamos cómo ahorrar algo de tiempo en lo que hacemos. Todos tenemos nuestros trucos o atajos. Estos son algunos de esos “atajos” que me sirven a mi para ahorrar horas de trabajo y dedicarlas a vivir mejor la vida (o trabajar aún más, en algunas ocasiones):

• Crea una lista de tareas “vida o muerte” que deben ser hechas al día siguiente: no más de 10, si son lo suficientemente importantes, 10 serán suficientes. Esto te permitirá enfocarte en lo importante y aislar el resto.
• Aplaza urgencias: sé flexible con tu trabajo, peor no con las tareas que aparecen de la nada y son fáciles de hacer, esto precisamente te desvía del trabajo importante, procrastinación. Aplázalas para mañana. Al día siguiente verás que no eran tan importantes.
• Sé crítico: elige de antemano la tarea más crítica y decisiva que debe ser hecha y dedica 90 minutos exclusivamente a la tarea. Lo que Tony Schwartz bautizó como el plan de los 90 minutos. Verás que en esos 90 minutos adelantas más que si estuvieras 3 horas mientras haces otras cosas.
• Planifica todo esto la noche de antes: si tienes que hacerlo al día siguiente ya has pedido el tiempo.
• Desconecta tus cuentas: si desconectas los accesos a los sitios online a los que permaneces “enganchado” dejarás de entrar cada vez que pienses que debes logearte de nuevo.
• Anticípate a las reuniones: envía una agenda (formato email, drive, evernote, etc.) con los temas a tratar y los objetivos y sub-objetivos de cada tema. Permite la contribución en la agenda de cada una de las personas que intervienen en la reunión. De esta manera todos estarán alineados.
• Persigue las tareas: cuando asignes una tarea o responsabilidad, envía un recordatorio rápido antes de que acabe el día a la persona responsable, de esta manera evitarás malentendidos.
• Aprovecha los huecos: entre descansos, running, gimnasio, reuniones, viajes, comidas, cenas o desayunos, para responder emails, hacer llamadas, enviar tweets (responder aplica), subir fotos o enviar algún whatsapp (si lo usas). Utiliza esos huecos como descanso, cuando vuelvas al trabajo, o bien en tu mesa, a escribir o al frente de tu PC, concéntrate en tu proyecto o labores.