Ya empezó 2015 y la reunión anual es obligatoria. ¡Deja a un lado las reuniones tediosas y poco efectivas! Haz que tus reuniones sean todo un éxito.
¡Capta su atención e incentiva su innovación y creatividad en las juntas!
Para Ángel Largo, director general de la empresa especializada en RRHH Grupo Solutio y fundador de Hudipro, la respuesta está en el formato de las mismas juntas: la mayoría suelen ser imprevistas, sin orden aparente, hablan unos cuantos, y parecen ser interminables.
“La realidad es que son aburridas, la gente pierde el interés demasiado pronto, entonces tenemos gente con bajo rendimiento, una reunión sin resultado alguno y tiempo perdido”, apunta el especialista, y añade: La respuesta está en hacerlas 'divertidas'.
El objetivo de cualquier reunión es ser efectiva, crear momentos de intercambio de ideas y soluciones precisas, si trabajamos bajo la premisa que sólo el 50% del tiempo invertido es efectivo, quiere decir que lo estamos haciendo mal.
Para Largo, las reuniones dinámicas y únicas traen excelentes beneficios:
• Se crea una mayor conexión entre todos los participantes.
• Se genera amistad y respeto.
• Se crea un sentido de pertenencia.
• Existe mayor productividad.
• Se incentiva la creatividad.
• Son mucho más efectivas.
• Existe diálogo abierto para los participantes.
• Capta la atención del equipo y genera concentración.
“Recuerdo las primeras veces que rompíamos los formatos aburridos de las reuniones, realmente captas la atención de tu personal; con el tiempo saben que algo nuevo va a ocurrir y esto hace que acudan a las reuniones con altas expectativas. Una reunión divertida genera expectativa, capta atención y concentración”, indica el director general de Grupo Solutio.
Tips para arrancar el año con diversión
Recuerda: una reunión está hecha para sacar el mayor provecho de la situación y tu objetivo principal es hacer de éstas, situaciones con altos estándares de productividad, tampoco vayas con la idea de crear un circo sin objetivo alguno.
Una vez que se trabaja bajo esta premisa, el experto nos brinda algunos consejos que puedes implementar en tus próximas reuniones:
#1. Toma tu rol
Son pocas las personas que pueden hacer de una reunión algo efectivo y esas, definitivamente, son los directivos y coordinadores. Es tu trabajo crear ambientes adecuados que inspiren a tu equipo a participar, crear y entregar resultados. Así que métete en este rol y comienza a trabajar para la siguiente reunión.
#2. Todo… menos sentados
No buscamos hacer un desastre en la sala de reuniones, buscamos captar su atención:
“Cuando pasamos mucho tiempo sentados, el cuerpo se coloca en un estado de reposo que, a la larga invade nuestro cerebro. Lo que hay que hacer es quitar al cuerpo de este estado de confort, hacerlo que se active y de esta manera obligarlos a poner atención y concentrarse”.
Para ello, Ángel Largo nos brinda algunas recomendaciones:
• Reuniones de pie. Evita que estén sentados, si no existe un gran espacio para hacer otra actividad haz que se pongan de pie, que tomen notas de pie y que participen de pie, esto ayudará que pongan atención a la junta.
• Reuniones con pelotas de pilates. Son muy efectivas y cómodas. Lo que haces al implementar instrumentos diferentes es sacarlos de suzona de confort e incentivarles a que ellos también lo hagan cuando se habla de participación y creación.
• Reuniones con comida. Para Largo es una gran estrategia colocar comida o fruta en el centro de la mesa, esto ayuda a que sus trabajadores se muevan y se sientan con confianza.
• Reuniones con música. ¡Está comprobado! La música no sólo es un entretenimiento, también abre mentes y genera creatividad. Asegúrate de utilizar la música adecuada para el momento adecuado. ¡Pruébalo!
Te recomendamos leer “Musicoterapia para 5 estados de ánimo durante tu día”.
#3. ¡TODOS hablan!
Deja a un lado el formato en el que entras y das todos los temas en la junta, asegúrate que todos participen, esto les ayuda a crear diálogos efectivos de comunicación y también genera ambientes creativos. Si no sabes cómo, te dejamos algunos tips:
Tip 1. ¡Pregúntales!
Abre el diálogo, no preguntes "quién quiere hablar", pregúntales directamente, esto te ayudará a crear atención y preparación, pues cuando vayan a una junta sabrán que ellos pueden ser los siguientes.
Tip 2. Crea equipos de trabajo
Cuando se necesita generar creatividad, no hay mejor manera de hacerlo que despertando el espíritu competitivo de tu gente. Divide a tu grupo en dos y asegúrate de que tengan tiempo límite y que cumplan con los requisitos que necesita el proyecto, analicen ambas partes y decidan cuál es la mejor.
Tip 3. Utiliza distintos formatos
Te dejamos una selección de notas que podrían ayudarte en este punto:
Olvídate de la lluvia de ideas, usa el Brainswarming
5 básicos para fomentar la innovación en tu empresa
Frota la lámpara: tips para liberar a tu genio creativo
5 pautas para generar un ambiente laboral creativo
#4. Hazlo único
¿Has analizado cuál es el 'mood' de tu gente cuando llega a una junta? Todos van con la idea de que será aburrido y llegan tensos. Y esto es lo que hay que evitar:
“La gente siempre llega tensa a las reuniones, hay que sacarlas de ahí, arrancarles una carcajada o sino, llamar su atención”.
Para que esto resulte, puedes poner videos graciosos antes de la reunión o en medio, colocar sonidos extraños en la sala, contar unaanécdota o un chiste; hacerlo diferente depende de ti.
#5. Crea formatos específicos
¡Ojo! No hablamos de ser tediosos, hablamos de crear orden.
1. Asegúrate de que tu gente siempre sepa con un día de anticipación o con horas suficientes de las juntas, esto te ayudará a que se preparen y concentren.
2. Pon tempos límites: Desde su inicio hasta su final, el tiempo que le dediques es dependiendo de la situación.
3. Sal con soluciones: asegúrate que esto suceda.
4. Dale seguimiento.
.png "English"){kind=small}
