Frecuentemente tratamos con terceras personas, es algo
común y corriente, algo que sucede en todo tipo de industrias y profesiones.
Asistentes, contables, agentes, comerciales, asesores, abogados, directores de
área, becarios y un largo etcétera.El objetivo detrás de todo esto es o bien delegar responsabilidades o dirigir la petición, persona o situación hacia el lugar adecuado. Algo que sucede muy comúnmente es que también se utiliza para negociar, desviar trabajo o peticiones que pudieran no ser demasiado importantes o simplemente colocar un corta-fuegos entre una persona y otra, por los diferentes motivos que sea, productividad, atención y acceso, jerarquía o políticas de comunicación.
Sin embargo, hay que prestar más atención a cómo usas a las terceras personas en tu puesto de trabajo, tu negocio o tu área empresarial, porque en ocasiones podrían perjudicar más que ser una ventaja.
Trabaja eficientemente con terceras personas
Esta podría ser una manera de hacerlo correctamente:1. Siempre deja claro antes de cualquier gestión, que hay determinadas personas responsables de las las áreas que afectan la gestión que estás realizando y que ellas mismas serán las que se encargarán de liderar el asunto.
2. Si alguien es el responsable por ejemplo de la gestión de eventos o de las nuevas oportunidades de negocios, tú, aunque incluso seas el director de la agencia o el gerente del negocio, deberías dejar que los especialistas hagan su trabajo y no interceder en el. Si están ahí es por alguna razón.
3. Asegúrate de que cualquiera de esas terceras personas que entran en la gestión del trabajo, la elaboración de la propuesta, determinación de plazos de entrega o el bloqueo de fechas, sabe lo suficiente sobre la otra parte y lo que hasta el momento tú has consensuado con ella.
4. La comunicación es vital entre tú y la tercera parte, de lo contrario puede llevar a malentendidos, mala imagen o incluso a situaciones lamentables donde todo se arruine.
5. Valorar si realmente merece la pena o es necesario desviar o derivar la gestión, negociación o coordinación hacia esa tercera parte. En ocasiones hay que tener en cuenta la amistad, relación o delicadeza del asunto, ya que podría llegar a ser una falta de educación o interpretada como tal por la otra parte. Aquí entra en juego mucho la empatía, el afecto y sutileza que seas capaz de mostrar.
6. Como resultado del punto anterior, la habilidad de ponerte en el lugar de la otra persona y pensar en cómo lograr una transición no agresiva es otra de las claves. Pregúntate cual es la confianza entre tú y esa persona y luego si eso podría entorpecer la gestión de la tercera persona.
7. Cuando la tercera parte actúa, el tono y el mensaje debe ser ajustado al receptor, igual que el contenido, no hace falta decir que la coherencia entre tú mensaje y el suyo debe ser casi exacta. El mensaje debería ser un poco mas elaborado, gentil y emocionalmente inteligente, esto supondrá un plus para cualquiera que sea el trámite, gestión o tema.
8. La tercera parte debería mantenerte informado regularmente de como se desarrollan los acontecimientos, si todo funciona adecuadamente no será necesario que intercedas, excepto para cuando el negocio se cierre, el producto se haya enviado o cuando haya alguna pregunta específicamente para ti, es recomendable que tú esté al frente de los agradecimientos. Si las cosas se tuercen y surgen complicaciones en las conversaciones (sean del tipo que sean), intercede.
9. Precaución al utilizar esta tercera persona para apretar demasiado, reclamar insistentemente pagos o actuar con contundencia desmesurada. Una tercera persona es una herramienta que potencia, no un palo con el que golpear duramente en la cabeza.
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