La oficina abierta no consiste únicamente en tirar las paredes

Me gustaron las reacciones y el debate que surgieron a partir de esta entrada de hace unos días sobre la supuesta crisis de los modelos de oficinas abiertas, que en los Estados Unidos son ya más del 70%, a pesar de que aquel artículo fue obviamente víctima de una muy mala elección de titular por mi parte que llevó a que algunos lo interpretasen como una opinión en contra de las oficinas abiertas, cuando en realidad era todo lo contrario (mi idea original era que la “falacia” estaba en considerar que se podían obtener los beneficios atribuidos a las oficinas abiertas con simplemente quitar las paredes… demasiado rebuscado, me temo).
Así que rehice el artículo como columna de Expansión, lo titulé “Abriendo espacios” (pdf), lo reduje para cumplir mis requisitos de espacio, e intenté transmitir las mismas ideas de manera más clara, que son las siguientes:

• Las oficinas abiertas son decididamente un modelo interesante: permiten ahorros de espacio, mayor comunicación, más circulación de ideas y compartición de conocimiento. Sin embargo, los modelos actuales de oficina abierta suelen adolecer de problemas que impiden que esos objetivos se materialicen.
• Oficina abierta significa “para todos”. Si conviertes el modelo en una estructura de castas, en un escalafón en el que el privilegio más elevado es conseguir tu propio despacho cerrado, fracasarás. Las tareas que te parece que requieren privacidad, como determinadas reuniones o conversaciones, hazlas en espacios especialmente diseñados para permitir esa privacidad.
• Igualmente, si la oficina abierta es un intento de tener vigilado al personal, olvídalo. A los trabajadores no les gusta que los sometan a vigilancia – y de hecho, esa mentalidad, en la empresa de hoy, debería ser erradicada. La idea de la oficina abierta es otra. Y si no lo es, se te notará (y fracasarás).
• Oficina abierta significa lugares no asignados de manera fija – espacios flotantes, como mucho áreas o zonas asignadas a departamentos – y una infraestructura tecnológica que no solo permita, sino que fuerce la total desaparición del papel. Ordenadores portátiles y documentos en la nube, nada de papel. El papel no desaparece porque lo digas, desaparece cuando se convierte en incómodo, y que no lo puedas dejar en tu mesa porque sencillamente no es tu mesa es un factor de incomodidad fundamental. Eso sí, puedes dejar unas taquillas para quien quiera dejar algún objeto o alguna otra cosa.
• La implantación de una oficina abierta precisa de una mentalidad abierta: dar a los trabajadores la posibilidad de que determinados trabajos, que posiblemente requieran de una mayor concentración, sean desarrollados en casa o en una infraestructura dedicada a tal efecto (cuyo uso hay que vigilar para que no termine convirtiéndose de facto en un despacho asignado por la fuerza de la costumbre).
• Que cualquiera pueda trabajar desde donde quiera implica que cualquiera puede ser contactado desde donde quiera, con soluciones tecnológicas adecuadas y sencillas para reuniones virtuales. Flexibilidad para plantearte tu esquema de trabajo, qué tareas haces en qué sitios, para una mayor facilidad de cara a la conciliación y a otros factores igualmente importantes, a cambio de disponibilidad – obviamente, con medida (lo de “no me has contestado el correo que te envié a la una de la madrugada” es absurdo – aunque me consta que ocurre)
• Oficina abierta implica mentalidad abierta. Pero si consigues que funcione, los beneficios pueden ser muy significativos, todos los que rodean a una cultura más abierta. Pero de nuevo: mucho de lo que hay no funciona porque no es, en realidad,un modelo de oficina abierta. Se han limitado a quitar paredes. Para obtener los beneficios de la oficina abierta es mucho más importante lo que tienes que poner que lo que tienes que quitar. E.Dans